Zunächst noch einmal kurz zum Anfang, wie alles begann: Vor einigen Jahren startete die EWTO mit ihrem regelmäßigen Leadership-Schulungsprogramm für ihre Schulleiter und Ausbilder. Der Grund dafür war gewesen, dass immer mehr EWTO-Schulleiter den Wunsch hatten, ihr WingTsun zum Beruf zu machen. Damit sie nicht nur in Bezug auf ihre WingTsun-Fähigkeiten eine Topausbildung vorweisen konnten, sondern ebenso effektiv ihre EWTO-Schule leiten konnten, dafür sollte das Leadership-Programm sorgen.

Durch diese zusätzlichen, für die Schulleiter und ihre Ausbilder kostenlosen Seminare erhielten die EWTO-Schulleiter und ihre Ausbilder jetzt professionelles Handwerkszeug, um auch die Schulverwaltung so professionell wie ihr WingTsun betreiben zu können. Sie bekamen Werkzeuge für Buchhaltung, Unterrichtsgestaltung, Steuern, Zeitmanagement und und und … an die Hand. Außerdem baute sich durch die gemeinsamen Schulungstermine ein umfassendes Kommunikationsnetzwerk zwischen den Schulleitern auf.

Recht bald kristallisierte sich der Wunsch der Schulleiter nach einer Software heraus, die die ganze Schulverwaltung einfacher, übersichtlicher und zeitsparender machen sollte. Diese Idee stieß bei uns allen in der Führungsetage der EWTO auf offene Ohren.

Deshalb machten wir uns auf die verschlungenen Pfade durch den Software-Dschungel, um etwas für unsere Schulleiter Passendes zu finden. Aber letztlich gelangten wir zu der Überzeugung, dass es ein wirklich passendes Produkt nicht auf dem Markt gab. Also war die logische Konsequenz für uns: Wir entwickeln und programmieren eine für unsere Schulleiter maßgeschneiderte Schulleitersoftware.

Damit war es aber nicht getan. Um das Ganze auf eine solide Basis zu stellen, mussten wir zunächst im Headoffice mit der Neustrukturierung unserer EDV in der Mitgliedsverwaltung beginnen, mit der man anschließend die Software für die einzelnen EWTO-Schulen und -Schulverbände an den Nahtstellen problemlos verknüpfen konnte. Dieser erste Schritt stellte sozusagen das Fundament des gesamten Konzepts dar. Dadurch gestaltete sich nicht nur der Workflow im Headoffice effizienter, sondern auch die Kommunikationsmöglichkeiten mit unseren Mitgliedern verbesserten und vereinfachten sich.

Danach ging es in die zweite Etappe: die Programmentwicklung für die Schulleiter. Auch diese ist nun abgeschlossen und die erste getestete Version der Software für die Schulleiter kann sich im schulischen Alltag bewähren. Diese „EWTO-Schulleitersoftware“ bringt für unsere Schulleiter viele Erleichterungen in der Verwaltung – sehr zum Vorteil der EWTO-Schüler. Dadurch, dass der ganze „lästige Papierkram“ auf ein Minimum reduziert wird, bleibt wieder mehr Zeit zum Unterrichten der EWTO-Schüler/innen. Das ist doch sicherlich ein ganz entscheidender Vorteil …

In der Startversion sind bereits viele Aufgaben der Schulleiter eingebaut worden. So kann der Unterricht übersichtlicher geplant werden und das auch für mehrere Schulen gleichzeitig. Die einzelnen Unterrichtsstunden können – sowohl vom Schulleiter, als auch von allen seiner Ausbilder/innen – gestaltet und abgelegt werden, um sie beim nächsten Mal wieder zur Verfügung zu haben oder schnell ändern zu können. Es kann auch ein Teilnahmeprotokoll erstellt werden, um zu erfahren, welcher Unterricht wann wie von den Schülern angenommen wird. So kann eine Unterrichtszeit oder Traineranzahl zeitnah angepasst werden.

Die Betreuung der bestehenden Mitglieder vereinfacht sich erheblich. Als Schulleiter bekommt man einfacher einen Überblick. Den Mitgliedern können schneller gewünschte Auskünfte zu ihrer Mitgliedschaft und ihren Zahlungen gegeben werden. Dabei werden immer die rechtlichen Grundlagen, wie z.B. der erforderliche neueste Datenschutz, berücksichtigt und gewährleistet.

Das ganze Prozedere für die Betreuung von Neuinteressenten ist in der Software implementiert und muss nicht mehr „zu Fuß“ mit Zetteln abgearbeitet werden. Alles Wichtige ist mit einem Blick zu erfassen und durch Zeitersparnis anderer Stelle, bleibt so mehr Zeit für eine intensive persönliche Betreuung der Interessenten und der neuen Schüler, um ihnen den Start zu erleichtern.

Für den Schulleiter selbst besonders wichtig ist natürlich das Rechnungswesen. Er bekommt außerdem eine vereinfachte Einnahme- und Überschussrechnung an die Hand, damit er bei den Finanzen immer auf dem Laufenden ist.

Die EWTO-Schulleitersoftware dient auch als Kommunikationsplattform. Sie verbessert einerseits die Zusammenarbeit zwischen dem Headoffice und unseren Schulleitern und andererseits ermöglicht sie die Kommunikation zu und zwischen den Mitgliedern. Hier können schnell und einfach Terminänderungen, Unterrichtsprogramme, Lehrgänge und sonstige Schulveranstaltungen weitergegeben werden.

Das ist der derzeit aktuelle Stand. Aber damit ist die Entwicklung nicht abgeschlossen. Es folgt die dritte Etappe: die fortwährende Anpassung an externe und EWTO-interne Anforderungen. Aktuelle Beispiele hierfür wären: die neuen datenschutzrechtlichen Erfordernisse oder die Einführung der neuen Sparten BlitzFight und Zhong Xin Dao.
Es wird – wie im WingTsun selbstverständlich – immer wieder Anpassungen an erforderliche Änderungen und neue Aufgaben in der Zukunft geben. Durch seine Mehrsprachigkeit ist der Einsatz dieser Software übrigens nicht auf den deutschsprachigen Raum begrenzt, sie ist für alle EWTO-Schulleiter im gesamten Verband nutzbar.

Die Standardversion dieser Schulleitersoftware wird bei „flächendeckender Nutzung“, d.h., wenn die überwiegende Mehrheit der EWTO-Schulen sie einsetzt, kostenlos zur Verfügung gestellt werden können. Für die Umsetzung individuellerer Wünsche einer Softwareanpassung wird sich allerdings eine anteilige Gebühr entsprechend dem Programmieraufwand nicht umgehen lassen, sind aber generell im Bereich des Möglichen.

Abschließend möchte ich behaupten, dass auf diese Weise letztlich alle EWTO-Mitglieder von dieser Schulleitersoftware direkt oder indirekt profitieren werden. Sie macht den lästigen Verwaltungskram für alle leichter und angenehmer und schafft mehr Zeit fürs Unterrichten der WingTsun-Schüler/innen und auch für die eigene Fortbildung, was wiederum den Unterricht qualitativ verbessert!

Allen eine schöne Sommerzeit!
Euer Andreas Groß